Если вы когда-либо работали в системе постановки задач, то точно сталкивались с проблемой недопонимания между постановщиком и исполнителем. По каким-то причинам многие поставленные задачи требуют дополнительного обсуждения, чтобы в формулировках не возникало двусмысленностей. Вроде бы обсуждение деталей нужно для более качественного выполнения работы, но слишком уж много времени отнимают такие обсуждения.
В этой статье расскажем о том, как можно решить эту проблему с помощью постановки SMART-задач.
Типичные ошибки при постановке задач
Начнем с простого примера.
Ситуация
Иван устроился на работу в большую компанию и получил первое задание от руководителя: «Сейчас мы работаем над повышением лояльности покупателей, поэтому тебе необходимо написать три поста для группы нашего бренда в соцсети».
Иван берется за дело, но через час начальник подходит к нему с другим поручением: «Я работаю над презентацией для руководства, посмотри, пожалуйста, динамику рынка посудомоечных машин». Новый сотрудник откладывает работу над постами и переключается на новую задачу, так как, по его мнению, задание для руководства важнее, чем посты в соцсети.
Развитие ситуации
Остаток рабочего дня Иван тратит на поиск информации по продаже посудомоек, составление графиков и рисование слайдов. Вечером начальник проверяет работу нового сотрудника и остается недоволен. Как выяснилось, ему нужны были просто графики, а не слайды и выводы. К тому же, его интересовала информация только за последние 2 года, а не за 15, как подобрал Иван.
Отсутствие публикаций для соцсети босса также не радует – они должны быть готовы как можно скорее, и Иван активно берется за работу. Он внимательно анализирует корпоративную группу в ВК, и пишет посты по аналогии. В результате и эта работа не устраивает начальство – посты были нужны для «Одноклассников», где у бренда совсем другой стиль общения с аудиторией.
Кто виноват и как исправить ситуацию
В данной ситуации Ивану проще всего было бы обвинить начальника, который не дал подчиненному четкого задания. Но на самом деле правильность постановки рабочей задачи – это ответственность исполнителя. Если стажер ничего не спросил, начальник закономерно решил, что он все понял. Чтобы избежать проблемной ситуации, Ивану было достаточно задать всего пять несложных вопросов:
- Каким должен быть результат моей работы?
- Какой объем работы мне необходимо выполнить?
- К какому сроку следует сдать готовое задание?
- На какие источники мне нужно опираться?
- Где и для чего будет использоваться конечный продукт?
Именно для того, чтобы не забыть задать все уточняющие вопросы, нужны система SMART и рабочий лист PSW.
Постановка задач по SMART
SMART – это аббревиатура, в которой зашифрованы пять признаков правильно сформулированной задачи.
| Характеристика задачи | Расшифровка |
|---|---|
| Specific (точность) | Исполнитель должен хорошо понимать, какие действия от него ожидаются. |
| Measurable (измеримость) | Задача должна иметь количественный показатель, который позволит понять, когда поставленная задача будет решена. |
| Attainable (достижимость) | Исполнителю должно хватать времени, знаний и других ресурсов для достижения цели. |
| Relevant (релевантность) | Задание должно соответствовать целям компании и здравому смыслу. |
| Time Based (конкретные сроки исполнения) | Во избежание срыва сроков задача должна всегда иметь описание временного интервала, в рамках которого она должна быть выполнена. |
Пример постановки задачи по SMART
Если бы Иван из нашего примера использовал SMART, он в итоге получил бы две простые и понятные задачи:
1. До конца рабочего дня составить три посвященных нашей марке поста для «Одноклассников».
2. До конца недели составить график, отражающий изменения рынка посудомоечных машин за последние два года.
Зачем нужны SMART-задачи
Ключевая ценность SMART-задач заключается в быстроте и качестве исполнения без необходимости в дополнительном обсуждении. Руководитель с первого раза получает желаемый результат, а исполнитель фокусируется только на самом главном.
Внедрение принципа постановки задач по SMART позволяет значительно повысить продуктивность команды и снизить уровень стресса каждого ее участника. Также задачи перестают быть двусмысленными. Работу можно выполнить в единственно правильном виде, поэтому ее не придется делать повторно.
Что такое рабочий лист
После постановки задачи по SMART желательно составлять рабочий лист (Problem Statement Worksheet или PSW). Он представляет собой шесть блоков, которые позволяют легко разобраться в любой бизнес-задаче:
- Контекст - краткие сведения о проблеме, которую решает данная задача. К примеру, фирма решила заняться производством посудомоечных машин, поэтому руководству важно отследить динамику рынка.
- Критерии успеха - каким должно быть решение задачи (в нашем примере важными моментами будут актуальность данных и наглядность построенного графика).
- Объем пространства решений - какие данные нужно включать в анализ (руководителю нужна информация по динамике рынка посудомоечных машин в Москве и Московской области за последние два года).
- Ограничение пространства решений - какие ресурсы, методы или источники не следует или невозможно использовать (к примеру, исполнитель-стажер не имеет доступа к закрытой информации компании).
- Заинтересованные стороны - в примере с анализом динамики рынка посудомоечных машин это будут непосредственный начальник Ивана, руководство компании и отдел стратегического планирования.
- Ключевые источники информации - поскольку Иван не имеет доступа к базе данных предприятия, он может искать нужные сведения на сайте «Росстата» и других заслуживающих доверия веб-ресурсах.
